Tin nhắn ngày càng phổ biến trong kinh doanh bởi nó là cách giao tiếp thuận tiện nhất, nhanh hơn email và tiện hơn gọi điện.
Có một quy tắc chung là việc sử dụng
tin nhắn chỉ thích hợp để
thông tin ngắn gọn.
Hãy chọn cách nhắn tin với những thông báo hoặc nhắc nhở đơn giản như:
“Tôi sẽ tới muộn 5 phút”, hoặc “Nhớ đem theo báo cáo nhé”.
Đây là 5 bí quyết giúp bạn tránh những sai lầm ngớ ngẩn khi sử dụng tin nhắn trong công việc.
1. Giữ giọng điệu tích cực
Giống như
email, giọng điệu trong tin nhắn có thể
bị người nhận hiểu sai. Những tin nhắn vội vàng có thể khiến bạn thành
người khiếm nhã, cộc lốc.
Thay vì những cụm từ vắn tắt, hãy viết các câu hoàn chỉnh, thêm vào một số chi tiết như “vui lòng”, “cảm ơn anh/chị”.
Hãy đọc lại mọi tin nhắn trước khi nhấn gửi đi để kiểm tra lại lần
nữa giọng điệu của mình. Việc đọc lại cũng giúp tránh được lỗi chính tả
gây hiểu nhầm.
2. Tránh những chủ đề quan trọng
Chẳng ai nói lời chia tay bạn gái qua tin nhắn. Rõ ràng là chúng ta
không nên làm thế. Điều này cũng tương tự trong công việc. Đừng bao giờ
gửi những phản hồi tiêu cực hoặc sa thải ai đó qua tin nhắn.
Bất cứ cuộc trò chuyện nghiêm túc nào cũng cần được tiến hành mặt
đối mặt. Nó khiến cuộc trao đổi trở nên tinh tế thông qua giao tiếp nét
mặt, đồng thời đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng.
3. Đừng viết tắt mọi từ ngữ
Viết tắt rất phổ biến trong các tin nhắn thông thường, nhưng bạn nên
cẩn trọng về tần suất sử dụng nó. Các kiểu viết tắt quen thuộc là những
lựa chọn an toàn. Tuy nhiên, nếu đang giao tiếp với một khách hàng hay
người mới quen, bạn nên dành thêm thời gian để viết rõ ràng từng chữ.
Tránh các kiểu viết tắt thân mật kiểu như “a” (anh), “e” (em) và bớt
đi những chữ viết tắt không thật phổ biến. Đừng làm cho khách hàng hay
đồng nghiệp của bạn bối rối.
4. Đừng gửi tin nhắn thông báo hủy vào phút chót
Có hàng ngàn lý do để ai đó có thể không kiểm tra tin nhắn. Do đó,
đừng phụ thuộc vào một lời nhắn nhanh chóng để hủy cuộc hẹn hay thay đổi
địa điểm ăn trưa. Với những việc quan trọng hoặc nhạy cảm về thời gian,
hãy gọi điện.
5. Kiểm tra kỹ tính năng soát lỗi
Các smartphone đôi khi quá thông minh, tính năng tự động sửa lỗi
hoặc chuyển đổi từ giọng nói sang dạng văn bản lắm lúc trục trặc làm
biến đổi tin nhắn cần gửi của bạn sang một nội dung hoàn toàn khác và
gây rắc rối.
Do đó, khi sử dụng tính năng chuyển từ giọng nói sang văn bản, bạn
cần tìm một nơi yên tĩnh, vì phần mềm ghi âm có thể bắt cả tạp âm xung
quanh và gõ lại nội dung của các cuộc trò chuyện xung quanh thay vì
những điều bạn nói vào điện thoại.
